Jorvo is een app voor digitale werkbonnen voor installatiebedrijven. Daarvoor verwerken we persoonsgegevens: van de mensen die met Jorvo werken, van de klanten voor wie zij een klus doen, en van jou als je deze website bezoekt of ons een bericht stuurt. In deze verklaring lees je welke gegevens dat zijn, wat we ermee doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.
1. Wie zijn wij?
Jorvo is gevestigd op Liguster 14, 7742SP Coevorden, ingeschreven bij de KvK onder nummer [KvK-nummer].
Vragen over privacy? Mail naar zakelijk@jorvo.nl. We reageren binnen een maand, meestal veel sneller.
2. Wie is waarvoor verantwoordelijk?
Dit is belangrijk om te snappen, want het bepaalt bij wie je terecht kunt.
Het installatiebedrijf is verantwoordelijk voor de werkgegevens. Een installatiebedrijf gebruikt Jorvo om zijn werk te plannen en vast te leggen. Het bedrijf bepaalt welke klanten, werkbonnen, uren, materialen en CO-rapporten erin staan, en wie er een account krijgt. Voor die gegevens is het installatiebedrijf de verwerkingsverantwoordelijke. Jorvo is dan de verwerker: we bewaren en verwerken de gegevens alleen in opdracht van het bedrijf en volgens de verwerkersovereenkomst die we met elk bedrijf sluiten. We gebruiken ze nooit voor onszelf.
Jorvo is zelf verantwoordelijk voor een klein deel. Namelijk voor de gegevens die we nodig hebben om de dienst te leveren en veilig te houden: het contact met het bedrijf als onze klant, de facturatie, de beveiliging van accounts, onze website en de e-mails die je ons stuurt.
Wat betekent dat voor jou?
Ben je klant van een installatiebedrijf (bijvoorbeeld omdat een monteur bij je thuis een werkbon liet tekenen)? Dan regelt dat bedrijf je privacy. Wil je je gegevens inzien of laten verwijderen, neem dan contact op met het installatiebedrijf. Kom je bij ons terecht, dan sturen we je verzoek door.
Werk je bij een installatiebedrijf dat Jorvo gebruikt? Dan is je werkgever (of opdrachtgever, als je zzp'er bent) verantwoordelijk voor de gegevens over je werk, zoals je uren. Voor je inlog en de beveiliging daarvan kun je ook bij ons terecht.
3. Welke gegevens verwerken we en waarom?
Gegevens die we verwerken voor het installatiebedrijf (als verwerker)
Van managers en monteurs die Jorvo gebruiken:
Je account: naam, e-mailadres, rol, het bedrijf waar je bij hoort en je wachtwoord (versleuteld opgeslagen, wij kunnen het niet lezen). Daarmee log je in en zie je de juiste werkbonnen.
Je uren per werkbon: reistijd, begin- en eindtijden, pauzes en een omschrijving. Zo kan je werkgever factureren en salaris berekenen.
Wat je op een werkbon doet: wie een werkbon heeft gestart, aangepast of afgevinkt, en wie materialen heeft toegevoegd. Zo ziet iedereen op de klus hetzelfde en is duidelijk wie wat deed.
Je Bewijs van Vakmanschap CO (alleen voor monteurs met CO-certificering): het nummer en de vervaldatum. Daarmee leggen we vast wie een gastoestel in bedrijf heeft gesteld, zoals de norm BRL 6000-25 eist.
Van klanten van het installatiebedrijf:
Klantgegevens: naam en adres, en als het bedrijf dat invult ook contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer en notities. Zo komt de monteur op de juiste plek.
Je handtekening op de werkbon: als bevestiging dat de klus is uitgevoerd.
CO-rapporten: gegevens over je gastoestel, de metingen en controles, en bij een te hoge CO-meting de ruimte, de oorzaak en wat er is gedaan. Dit is het wettelijk verplichte CO-rapport, en het installatiebedrijf heeft het nodig voor zijn meldplicht.
Het installatiebedrijf kiest de grondslag voor deze gegevens. Meestal is dat de uitvoering van een overeenkomst (met de klant of met de werknemer) of een wettelijke plicht (zoals bij CO-rapporten).
Gegevens die we voor onszelf verwerken (als verantwoordelijke)
Contract en facturen: naam, e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon van het installatiebedrijf, plus bedrijfs- en factuurgegevens. Hiermee voeren we het contract uit, sturen we facturen en houden we contact over de dienst. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en voor facturen onze wettelijke bewaarplicht.
Uitnodigingen: het e-mailadres van wie wordt uitgenodigd. Daar sturen we de uitnodiging en wachtwoord-mails naartoe. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met het bedrijf.
Inloggegevens: wanneer je inlogt, mislukte pogingen, en technische gegevens zoals je IP-adres in serverlogs. Hiermee beveiligen we accounts, voorkomen we misbruik en lossen we storingen op. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk een veilige dienst.
Wijzigingen door het Jorvo-team: wie van ons wat aan een bedrijfsaccount heeft veranderd, en wanneer. Zo blijft controleerbaar wat wij doen. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk verantwoording en beveiliging.
Tellingen per bedrijf: bijvoorbeeld het aantal werkbonnen of gebruikers. Zo zien we hoe Jorvo gebruikt wordt en kunnen we het verbeteren. Het Jorvo-team ziet daarbij nooit de inhoud van werkbonnen, klanten of CO-rapporten. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk de dienst verbeteren.
Je bericht aan ons: wat je ons mailt of via het contactformulier op jorvo.nl stuurt. Dat zijn je naam, bedrijfsnaam (als je die invult), e-mailadres, waar je bericht over gaat en het bericht zelf. Daarmee beantwoorden we je vraag of plannen we een demo met je. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk je vraag kunnen beantwoorden. Bij een demo-aanvraag zetten we stappen die je zelf vraagt, op weg naar een mogelijke overeenkomst.
Bezoekstatistieken van jorvo.nl: welke pagina's bekeken worden, hoe vaak en vanaf wat voor apparaat. Zo zien we hoe de website gebruikt wordt en kunnen we hem verbeteren. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk een goede website.
We verkopen je gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties en maken geen profielen. Er zijn ook geen beslissingen die een computer automatisch over je neemt.
4. De app op je telefoon
De Jorvo-app werkt ook zonder internet. Daarom bewaart de app een kopie van jouw werkbonnen, uren en materialen op je telefoon, en je inlog in de beveiligde opslag van je telefoon. Zodra je weer verbinding hebt, stuurt de app je wijzigingen naar onze server. Raak je je telefoon kwijt? Meld het je manager: die kan je toegang intrekken.
De app gebruikt geen locatie, contacten of camera en houdt niet bij wat je verder op je telefoon doet.
5. Cookies
De Jorvo-app gebruikt alleen een functionele cookie om je ingelogd te houden. Die is nodig om de app te laten werken, dus daar vragen we geen toestemming voor. We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies.
Onze website jorvo.nl plaatst geen cookies. We houden wel bij hoe de website bezocht wordt, met de statistieken van Framer, de partij waar onze website draait. Die werken zonder cookies en zonder je over andere websites te volgen. We zien alleen totalen, zoals hoeveel mensen een pagina bekeken; we kunnen daaruit niet afleiden wie jij bent.
De lettertypen op de website komen van Google Fonts. Je browser haalt ze op bij Google, waardoor Google je IP-adres ziet. Google gebruikt dat volgens eigen zeggen niet om je te volgen.
6. Met wie delen we gegevens?
We delen je gegevens alleen met partijen die we nodig hebben om Jorvo te laten draaien. Met elk van hen hebben we afspraken over beveiliging en geheimhouding. Zij mogen je gegevens nergens anders voor gebruiken.
OVHcloud: de server waarop Jorvo en de database draaien. In Frankrijk (EU).
Scaleway: versleutelde back-ups van de database. In Nederland (EU).
Brevo: versturen van e-mails, zoals uitnodigingen en wachtwoord-mails. In Frankrijk (EU).
Google Workspace: ons e-mailadres en de mails die je ons stuurt. Google kan deze ook buiten de EU opslaan, onder meer in de VS.
Framer: onze website jorvo.nl, de bezoekstatistieken en de berichten uit het contactformulier. Een Nederlands bedrijf; de website wordt via servers wereldwijd geleverd.
Google Fonts: de lettertypen op de website. In de VS.
Verder geven we gegevens alleen door als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op bevel van de politie of rechter.
Bij een CO-melding stuurt Jorvo zelf niets naar de gemeente, de eigenaar of de certificerende instelling. Dat doet het installatiebedrijf.
Gegevens buiten de EU
De werkgegevens van installatiebedrijven blijven in de EU: de server en de back-ups staan in Frankrijk en Nederland. Komt een partij uit de lijst hierboven toch buiten de EU uit, zoals Google bij e-mail en lettertypen, of Framer bij het leveren van de website, dan zorgen we dat je gegevens daar even goed beschermd zijn. Bijvoorbeeld doordat die partij is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework of doordat we de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie hebben afgesproken.
7. Hoe lang bewaren we je gegevens?
We bewaren gegevens niet langer dan nodig.
Werkgegevens van een installatiebedrijf (werkbonnen, klanten, uren, materialen, handtekeningen, CO-rapporten): zolang het bedrijf klant is bij Jorvo. Het bedrijf kan zelf eerder gegevens verwijderen. Stopt het bedrijf met Jorvo, dan zetten we het account eerst op non-actief, zodat het bedrijf zijn gegevens nog kan ophalen. 12 maanden nadat het bedrijf is gestopt met Jorvo, verwijderen we alle gegevens definitief, behalve de CO-rapporten (zie hieronder).
CO-rapporten: 10 jaar na de datum van het rapport, ook als het bedrijf eerder stopt met Jorvo. Installatiebedrijven moeten kunnen aantonen dat een gastoestel veilig is opgeleverd, en wij bewaren de rapporten daarvoor in hun opdracht. We bewaren dan alleen wat nodig is om een rapport te kunnen lezen: het rapport zelf, het bedrijf, de werkbon, het adres van de klant en de naam en het Vakmanschap-nummer van de monteur die het toestel in bedrijf stelde. Daarna verwijderen we ook die gegevens.
Je account: zolang je bij het bedrijf hoort. Haalt je manager je uit het team, dan kun je niet meer inloggen. Je naam blijft wel op oude werkbonnen en uren staan, zodat het bedrijf kan blijven zien wie wat deed. Die gegevens volgen de bewaartermijn van de werkgegevens hierboven.
Uitnodigingen: verlopen na 7 dagen. Een verlopen uitnodiging verwijderen we na 14 dagen.
Serverlogs en inloggegevens: maximaal 90 dagen.
Back-ups: elke nacht maken we een versleutelde back-up. Elke back-up wordt na 30 dagen automatisch verwijderd. Verwijderde gegevens kunnen dus nog tot 30 dagen in een back-up staan.
Contract- en factuurgegevens: 7 jaar, omdat de belastingwet dat verplicht.
E-mails, berichten uit het contactformulier en demo-aanvragen: tot 1 jaar na het laatste contact. Wordt je bedrijf klant, dan vallen ze onder de contractgegevens.
Bezoekstatistieken van de website: we zien alleen totalen, niet wie je bent.
8. Hoe beveiligen we je gegevens?
Alle verbindingen met Jorvo zijn versleuteld (https).
Wachtwoorden slaan we versleuteld op; niemand bij Jorvo kan ze lezen.
Na te veel mislukte inlogpogingen wordt een account tijdelijk geblokkeerd.
Elk bedrijf ziet alleen zijn eigen gegevens.
Het Jorvo-team logt in met tweestapsverificatie, ziet alleen bedrijfsgegevens en tellingen, en nooit de inhoud van werkbonnen, klanten of CO-rapporten. Alles wat het team aan een bedrijfsaccount verandert, wordt vastgelegd.
Back-ups zijn versleuteld en staan bij een andere partij dan de server, zodat niemand ze stiekem kan wissen of lezen.
Gaat er toch iets mis en lekken er persoonsgegevens (een datalek)? Dan informeren we het installatiebedrijf zo snel mogelijk, zodat het kan doen wat nodig is. Gaat het om gegevens waar wij zelf verantwoordelijk voor zijn, dan melden we het binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en laten we het jou weten als het risico voor jou groot is.
9. Jouw rechten
Je hebt deze rechten over je persoonsgegevens:
Inzage: je mag vragen welke gegevens we van je hebben.
Correctie: kloppen je gegevens niet, dan passen we ze aan.
Verwijdering: je mag vragen je gegevens te wissen, tenzij we ze volgens de wet moeten bewaren.
Beperking: je mag vragen je gegevens tijdelijk niet te gebruiken, bijvoorbeeld terwijl we uitzoeken of ze kloppen.
Overdracht: je mag je gegevens in een gangbaar bestand krijgen, om ze mee te nemen naar een andere dienst.
Bezwaar: verwerken we je gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, dan mag je daar bezwaar tegen maken.
Mail je verzoek naar zakelijk@jorvo.nl. We kunnen je vragen te bewijzen wie je bent, zodat we gegevens niet aan de verkeerde persoon geven. Je krijgt binnen een maand antwoord. Is je verzoek ingewikkeld, dan kan dat twee maanden extra duren; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. Een verzoek kost je niets.
Gaat je verzoek over werkgegevens (zoals een werkbon, je uren of je handtekening als klant)? Dan beslist het installatiebedrijf erover. We sturen je verzoek dan door en helpen het bedrijf om het af te handelen.
10. Een klacht?
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten via zakelijk@jorvo.nl, dan zoeken we samen een oplossing. Je mag ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
11. Wijzigingen
Als Jorvo verandert, kan deze verklaring ook veranderen. Bovenaan zie je wanneer we haar voor het laatst hebben aangepast. Bij grote wijzigingen laten we het de installatiebedrijven die Jorvo gebruiken vooraf weten.